3.srpna 2020

 

Velmi často se jako project manager dostanu k vedení projektů, kde si sponzoři projektu uvědomí důležitost projektového řízení až v okamžiku, kdy se projekt ocitne v krizi.

 

Krizí v projektu nazývám takový stav, kdy (může platit logická vazba a/nebo):

 

  1. Selhává komunikace a faktická součinnost mezi zúčastněnými stranami projektu (zadavatel, dodavatel).
  2. (Vyšší stupeň konfliktu a diskomunikace je příklad, kdy už se bývalí partneři na projektu setkávají u soudu. Tam není obvykle cesta zpátky).
  3. Aktivity projektu probíhají nekoordinovaně a bez návaznosti na plán projektu.
  4. Projekt běží v souladu s plánem a rozpočtem, ale jeho výstupy se míjejí s očekáváními a cíli sponzora.
  5. Následkem těchto nebo i jiným okolností se projekt fakticky zastavuje, dochází k přerušení aktivit, respektive dosahování dílčích výstupů je zastaveno.
  6. Tým nebo jeho vedoucí projektu ztratil víru v úspěšné dokončení projektu.

 

 

 

V takových situacích se obvykle snažím o následující kroky:

  1. Se zadavatelem si ustanovuji jasný mandát, kam sahají pravomoce a odpovědnost krizového řízení projektu. Chci znát jeho očekávání a nevyslovené předpoklady.
  2. Navazuji komunikaci se všemi zúčastěnými stranami projektu. Sděluji jim, že jsem osoba, která bude provádět krizové řízení projektu a žádám je o součinnost. Otevřenou a srozumitelnou komunikaci vedu po celou dobu projektu.
  3. Ujasňuji si rozsah, cíle a případné nezadokumentované agendy projektu. Se sponzorem si ověřuji zadání a zejména očekávanou kvalitu výsledného produktu.
  4. Audituji dokumentaci projektu a smluvní zajištění projektu.
  5. Všechny zúčastněné strany požádám o jejich vyjádření k tomu, proč se projekt dostal do krize. Tato inteview mi pomáhají identifikovat příčiny stavu a cesty k řešení.
  6. Audituji faktický stav projektu a způsob, jakým se aktivity projektu setkávají s cíli a očekávanými výstupy projektu a jejich kvalitou.
  7. Teprve následně ověřuji stav rozpočtu a harmonogramu.
  8. Na konci této úvodní fáze dávám sponzorovi návrh na úpravu projektu (cíle, rozsah, kvalita, rozpočet, harmonogram, dodavatelé atp.).
  9. Pouze v případě silného požadavku sponzora se zabývám mírou zavinění krize jednotlivými stranami projektu.
  10. Pokud sponzor s mými návrhy souhlasí, řídím projekt nadále podle přenastavených parametrů až do doby, kdy je možné předat řízení projektu jinému Pmku, nebo do doby dokončení projektu.